Рассказ об организационном моделировании

Материал из PraxOS

Содержание 1 Учёты в организации 2 Организационная модель 3 Требования к модели 3.1 «Модельность» 3.2 «Учётность» 4 Выгоды организационной модели 5 Охват организационного моделирования 6 ОргЛан 6.1 История

Учёты в организации

Организации существуют в реальной жизни, в них работают живые люди, перемещаются реальные товары, переходят из рук в руки деньги. Даже если организация производит нечто нематериальное (законы, софт, цифровые звуко- или видео-записи), целью деятельности организации является изменение жизни за её пределами, выполнение функций в каких-то системах, больших, чем сама организация.

Одновременно с работой на внешнюю систему, внешний мир, внутри организации непрерывно ведутся записи о том, что организация делает и как она взаимодействует с внешним миром. Эти записи ведутся самыми разными способами и на разных "языках". Наиболее известная система записи о действиях организации – бухгалтерия. Бухгалтерия вырастает из ведения записей для государственной налоговой службы, постепенно развивает управленческий учёт, складской учёт, управление активами. Одновременно с этим на предприятии служба продаж начинает развивать систему записи об отношениях с клиентами, служба развития или служба качества описывают в специальных форматах бизнес-процессы и рисуют оргструктуру, проектный офис внедряет программное обеспечение, которое позволит вводить данные и получать отчёты о ведущихся проектах, а отдел кадров ведёт базы данных персонала и кадрового резерва.

На все процессы записи, хранения и предоставление сведений в организации можно смотреть как на ведущиеся в организации учёты, то есть как на процессы сбора и хранения определённого состава данных об идентифицируемых (физических и абстрактных) лицах, объектах и/или явлениях, систематически осуществляемые определённым лицом или группой лиц. Все имеющиеся в организации сведения о ней самой и о внешнем мире являются «учётными данными», а система записи сведений оказывается «учётной системой» организации (про учетные системы в применении к государству см. http://www.elrussia.ru/66836).

Учётная система организации состоит из бумаг в сейфах и инструкций на рабочих местах, компьютерных данных и диаграмм на стенах кабинетов руководителей.

Source(s): Рассказ об организационном моделировании

Организационная модель

Организационной моделью называют часть учётной системы организации, определяющую необходимые организации сведения и их связи. Какие именно сведения собираются в организации, как они вносятся в учётную систему, как связываются с другими сведениями, в каких формах хранятся, как именно обрабатываются и выдаются, как по ним вычисляются различные показатели – всё это задаётся организационной моделью. Учётная система организации в строгом смысле состоит из абстрактной организационной модели и реальных учётных данных. . Специалисты по софту говорят, что модель определяет метаданные для данных учёта и алгоритмы их обработки. Однако для мы можем называть организационной моделью и учётную систему в целом, включая метаданные, данные и алгоритмы, и говорить, что учётные данные составляют наполнение организационной модели.

Современный учёт – это в первую очередь компьютерная запись. В любую эпоху для достижения наилучших результатов использовали самые современные средства записи. В древнем мире свод законов государства высекали на скалах у границ соседей и рядом изображали историю побед над соседями. Потом дворцовые писцы заполняли библиотеки глиняными табличками, папирусными свитками, пергаментами и, наконец, книгами, в которых учитывали хозяйственную и законотворческую активность правителей. Предприниматели и частные компании вели записи о своих сделках и иных операциях в тех же формах – на глине, папирусе, бересте, пергаменте, бумаге. Сегодня самой современной формой записи и хранения сведений, изложения и обмена мыслями является компьютер, с его текстами, электронными таблицами, базами данных и базами знаний. Сегодня уже не говорят, как говорили каких-то 15 лет назад – «компьютеризированная бухгалтерия». Бухгалтерия предприятия ведётся на компьютере, и зачем это подчёркивать, разве можно действовать как-то иначе?

Поэтому и организационная модель сегодня – это компьютерная модель организации.

Требования к модели

«Модельность»

Организационная модель должна быть действительно моделью, то есть отражать реальное устройство организации и окружающего мира. Учётные данные не должны вводить в заблуждение тех, кто их использует. Есть три важнейшие черты «модельности»:

• "Подобие". Как говорил Норберт Винер, популяризовавший научный подход к системам управления (кибернетику): «Лучшей физической моделью кошки является кошка, другая, но лучше – та же самая». Модель должна быть в сущностных чертах (которые каждый раз определяются с учётом решаемых задач) подобна моделируемому объекту. Для организованной деятельности важнейшей характеристикой являются разнообразные связи между людьми, объектами, работами. Поэтому именно в части связей надо обращать особое внимание на организационные модели и входящие в них данные. Если моделировать организацию с сетевыми связями (каждого с каждым) посредством иерархической оргструктуры, результат может оказаться непригоден для какого бы то ни было практического использования, и лучше поискать другие способы.

• “Актуальность”. Актуальность означает, что организационная модель соответствует текущему моменту, то есть кто-то вносит изменения в организационную модель по мере изменений в жизни организации. Если речь идет об учитываемых планах, то это означает внесение изменений в систему планирования. Если поменялись запасы, то это нужно отразить в системе складского учёта, если произведены расходы – в бухгалтерском. Однако изменения должны вноситься не только в учётные данные, но и собственно в модель, структура учёта должна меняться вслед за изменяющимися отношениями в жизни организации.

• “Нормативность”. Связь модели с жизнью должна быть двунаправленной. Модель как отражает жизнь, так и задает ее. В организационной модели должна быть часть, учитывающая не текущее состояние дел, а сведения о том, "как должно быть". И содержание этой части модели (новые объекты, показатели, связи) должны по определённой процедуре становиться обязательными и переходить в жизнь организации. Реальные изменения при этом происходят как отражение изменений в модели, модель в некоторых местах обязана прогибаться под жизнь, но и жизнь должна подгоняться под какие-то части модели

«Учётность»

Организационная модель как учётная система должна обладать следующими важнейшими свойствами (“учётности”):

• Для каждой части организационной модели должны существовать правила ее ведения, устанавливающие правила внесения изменений в модель или в учётные данные. В частности, правила должны определять, кто может вносить изменения в организационную модель и в данные учёта.

• Для любого изменения организационной модели или учётных данных должна быть возможность определить, кто и когда внес эти изменения.

• Каждая часть организационной модели должна иметь «хозяина», то есть должно быть известно, кто определяет правила ведения той или иной части учёта, по какой процедуре и в какой форме. В целом у модели «хозяев» может быть несколько, разумеется. Главный бухгалтер вряд ли признает кого-либо кроме себя хозяином систем налоговой бухгалтерии, однако хозяином финансовой модели предприятия вполне может быть финансовый директор, а хозяином системы учёта отношений с клиентами – главный продавец.

• Каждая часть организационной модели (и вообще учётной системы) должна где-то находиться, то есть должна быть возможность указать шкаф, папку, компьютер, в котором находится «первый экземпляр» или единственный оригинал данных о модели или учётных данных. Всегда должна быть возможность определить состояние учёта на текущий момент времени, или восстановить его состояние в какой-то момент времени в прошлом. Для этого и необходимо иметь ровно один оригинал, для которого можно определить, были ли внесены в него данные, и когда они были внесены.

• Разумеется, требование наличия одного экземпляра, который в случае расхождений с копиями признаётся оригиналом, не противоречит требованию иметь достаточное количество резервных копий данных (бумажных или электронных), но, кроме самих резервных данных, должны быть чёткие правила – в каких случаях оригинал признаётся недоступным или утраченным, и в каком порядке тогда использовать резервные копии.

• Соблюдение перечисленных выше требований делает любую часть организационной модели отчуждаемой, т.е. можно передать поддержку модели и ведение учета другому «хозяину» без потерь данных. Модель является отчуждаемой от конкретных людей (т.е. она сама записана и учтена).

Выгоды организационной модели

Использование организационной модели приносит организации существенные выгоды. Мы отметим следующие:

• Запись сведений об организации позволяет организовать общение людей. При наличии модели люди могут быть уверены - они называют одними и теми же словами одни и те же понятия (даже неочевидные, сконструированные). Люди могут завтра и послезавтра обнаружить те же учётные данные, которые они находили сегодня, и вновь сослаться на эти данные и на свои слова и поступки, также нашедшие отражение в учёте организации («у нас все ходы записаны»). Общение и единое понимание содержания сообщений являются необходимым условием успеха коммуникации, то есть достижения договорённости о действиях, вытекающих из полученных людьми и зафиксированных в модели сведений.

• Модель позволяет вступать в коммуникацию (общаться и договариваться) не только по поводу организации, но и по поводу внешнего мира, в котором организация выполняет свои функции. Без учёта сведений о рынках, клиентах, контрагентах, регулировании люди в организации не смогут разделять между собой работу, работать вместе на общий результат. Кроме сведений об объектах и процессах окружающего мира, модель должна учитывать логику их связей, и позволять делать выводы о том, как будут действовать в тех или иных обстоятельствах внешние по отношению к организации субъекты.

• Уход сотрудников, хранящих только у себя в голове сколько-нибудь важные сведения о том, что делает организация, превращается в огромную проблему для организации. Модель и отчуждаемый учёт позволяют организации не зависеть от отдельных людей в ней.

• Модель позволяет конструировать сложные понятия и говорить об идеальных объектах, находящих отражение в модели. Вряд ли можно легко окинуть взглядом "оргструктуру", «производственные процессы», или поток платежей на пять лет вперёд. Модель позволяет "материализовать" (хотя бы в виде изображений, символов, текста) то, что нелегко "пощупать", "представить" и, самое главное, "оценить" или "измерить" в реальности.

• Модель позволяет измерить то, что не поддаётся непосредственному замеру. Модель превращает компьютер в "прибор управления организации", отражающий существенные черты моделируемых реальных и абстрактных объектов (равно сосуществующих в организации), учитывающий натуральные, легко обозримые в жизни, параметры, и вычисляющий на их основе сложные показатели, характеризующие сложные объекты.

• Модель позволяет увидеть организацию одновременно со многих сторон, в режиме симултрека, подобно тому, как во время трансляции спортивных соревнований на пульте видеорежиссёра (и иногда на наших экранах) собираются одновременно картинки с разных видеокамер. Модель – единственный способ относительно легко увидеть устройство организации как системы, со всеми необходимыми сведениями и взаимосвязями (прежде всего - сведениями о нормах, планах работ, ресурсах и людях, показателях деятельности).

• Модель – это то, к чему можно задавать вопросы. Эти вопросы могут касаться прошлого и текущего моментов, тогда ответы на них извлекаются из данных учёта, с использованием принципов логического вывода, заложенных в модель в виде алгоритмов.

• Но вопросы могут касаться и будущего, то есть требовать прогнозов. Модель позволяет строить прогнозы, то есть применять к отражённым в ней учётным данным алгоритмы получения ожидаемые значения тех или иных показателей. Для этого организационная модель должна предусматривать внесение в учётные данные не только сведений о об уже произошедших событиях, но и планов, экспертных оценок, договорённостей о будущих работах. Эти данные, в связке с о сведениями о внешнем мире и логике действий внешних субъектов, позволяют строить прогнозы финансового состояния предприятия, прогнозы выпуска продукции, прогнозы загрузки мощностей и сроков завершения проектов. Важнейшим применением моделирования и прогнозирования является оптимизация планов, состоящая в сравнении альтернатив по набору вычисленных прогнозных показателей и выборе наилучшего варианта.

• Для обеспечения коммуникации людей в организации важнейшую роль играет обеспечение доступа к учётным данным модели. Этот доступ осуществляется в разных формах: выводом на индивидуальные «планшеты» отдельных людей, в соответствии с их потребностями и правами, так и вывод на групповые или общеорганизационные «табло» информации, необходимой для организации совместной работы групп людей, или для управления целенаправленной деятельностью всей организации.

Охват организационного моделирования

Попытка построить всеобъемлющую организационную модель влечёт большие риски для любой организации – риски обюрокрачивания. Любая модель может отвечать на вопросы "что, как, где, кто, когда, почему" только в той строго очерченной области, в которой для неё имеются алгоритмы и данные. Поэтому в организации возникает стремление расширять охват моделирования, записывать 100% того, что известно об организации, а требования актуальности и нормативности модели заставляют затем жестко придерживаться написанного. В результате организация неминуемо станет косной и бюрократической, и именно в результате попыток отражать реальность по чётким правилам потеряет связь с этой реальностью.

Поэтому гибкие методы планирования и исполнения работ требуют существенно ограничивать охват модели, объем информации, содержащийся в организационной модели. При использовании гибких методов это противоречие ("записывать все, что обсуждается и все результирующие договоренности” против “обсуждать все устно и не тратить время на записи") в явном виде учитывается при создании организационной модели.

Организационная модель (как и любой учет) должна удовлетворять принципам минимальности и полезности: она должна охватывать должно только то, что необходимо для принятия важных для организации решений, все остальное учитываться не должно. Если в кошке для каких-то целей важна только температура ее носа, то хорошей моделью кошки является одно число – значение температуры. Тщательный анализ того, какие именно решения надо принимать в организации, позволяет минимизировать как время "записи", так и время "чтения" модели, дает возможность использования модели в условиях гибкости, когда учитывается минимум, а основная часть информации остается в устном общении. Возможно, в будущем и устное общение высших менеджеров будет записываться, расшифровываться компьютером и поиск в нём будет вполне возможен -- но пока такие технологии проникают только в клиентские службы и колл-центры банков, страховых компаний и брокерских фирм.

ОргЛан

Организационная модель сама записывается и хранится с использованием специального языка - ОргЛана, пригодного как для восприятия человеком, так и для компьютерной обработки. В рамках организационной системы PraxOS применён подход к разработке собственного ОргЛана, совмещающего свойства графических языков, и компьютерных языков и включающий элементы модели TAEMS. На ОргЛане PraxOS организация описывается в таких терминах, как:

• Процесс (шаблон проекта)
• План.
• График.
• Норма.
• Показатель.
• Прогноз.
• и других.

ОргЛан PraxOS позволяет строить формальные описания (модели) и наполнять их данными для решения таких задач, как:

• Реинжиниринга технологических процессов.
• Управления проектами.
• Внедрения управления качеством.
• Поиска ограничений по Голдратта.
• и многих других.

Модели на ОргЛане PraxOS позволяют получать данные для описания организационной модели предприятия на иных распространённых ОргЛанах - языках организационного моделирования, используемых для представления знаний об организации или для разработки или настройки компьютерных учётных систем:

• IDEF0
• BPMN
• PERT
• Диаграммы Ганта
• Язык ОргМастер

Шаг создания модели и запуска учётных систем в соответствии с принципами организационной системы PraxOS состоит в:

• Изучении принципов и практики организационной системы, выраженных обычными текстами на русском языке.
• Построении организационной модели на ОргЛане (например, ОргЛане PraxOS), поддерживаемым софтом организационной системы (например, софтом PraxOS).
• Настройка софта различных необходимых организации учётных систем (планирования, финансового и бухгалтерского учёта, СМК, управления технологическими цепочками или проектами и т.п.) с использованием организационной модели на ОргЛане.
• Функционирование учётных систем в режиме симултрека, поддержка и актуализация организационной модели на ОргЛане.

История

НЕ ОБРАБОТАНО

До середины 80-х годов организационная модель до 1993 года традиционно представляла собой модель иерархической или матричной структуры подчиненности подразделений. Эти схемы подготоваливались в виде диаграмм на бумаге.

Примерно в это время прошла мода на бизнес-реинжиниринг (business reengineering), и стало уделяться много больше внимания процессам, проходящим через границы функциональных подразделений, и далее за границы организации, а также обеспечивающим эти процессы компьютерам. В 1993 году была учреждена WfMC (Workflow Management Coalition), в которой к языкам описания организационной структуры были добавлены языки описания хода работ как процессов.

Организационная модель стала связываться прежде всего с "процессным подходом": появились языки описания процессов семейства IDEFx, далее это направление было поддержано описаниями на UML и близко связанными описаниями на BPML (business process markup language). Эти описания стали использоваться для настройки корпоративного софта на условия конкретной организации. Структурные схемы подчиненности подразделений продолжали готовиться в формате, "понимаемом" только людьми -- в виде диаграмм на бумаге.

Все эти схемы "процессного подхода" представляют собой разные упрощенные варианты "кооперативных схем", получаемых из схемы акта деятельности СМД-методологии ("кооперативность" тут заключается в том, что любой выход одного акта деятельности замыкается на любой вход другого акта деятельности: так, продуктом одного акта деятельности мог быть материал для другого акта детяельности, или же продуктом одного акта деятельности могли быть нормы для другого акта деятельности).

В то же время было понимание, что требуется одновременное системное представление разнородной информации о том, как устроена организация (каковы замыслы тех, кто ее строит -- какова "архитектура организации", enterprise architecture). Впервые целостное представление этого подхода было предложено в работах доктора Захмана в 1987г., и все это направление получило название "корпоративная архитектура". Предполагалось, что для представления корпоративной архитектуры в компьютере и последующего ее использования для настройки корпоративного софта будут использоваться различные стандарты -- и до настоящего времени группой OMG предложено 9 таких стандартов. Софт, в котором представляется такая архитектура, получил название моделлеров.

Быстро выяснилось, что язык (у нас -- ОргЛан), на котором Захман описывал архитектуру различных организаций, не соответствует различным организационным системам. Для разных принципов и организационных практик в организационной архитектуре (т.е. организационной модели) было важно выражать те или иные свойства, не предусмотренные Захманом. Поставщики программных средств стали предлагать метамоделлеры , позволяющие сначала описать те свойства организации, в терминах которых затем можно было описывать архитектуру организации (описание получило название framework, например "framwork Захмана" для первого из предложенных frameworks). Появилось множество конкурирующих между собой метамоделлеров, которые разделились на два больших класса:

• подразумевающие чтение результирующей организационной модели главным образом людьми для улучшения их взаимопонимания при обсуждении устройства организации при ее создании и/или реорганизации
• подразумевающие главным образом облегчение настройки (или даже генерации, синтеза) корпоративного софта.

В настоящее время подход "корпоративной архитектуры" проседает под собственной тяжестью: подробные описания организационной структуры, бизнес-процессов, учетных форм занимают столько времени, и настолько трудоемки (одновременно нужно удовлетворить требованиям 9 сложнейших самых главных стандартов в этой предметной области!), а сами описания настолько оторваны от организационной практики, что получающийся софт становится не более дешевым, а более дорогим, требует для своей работы дорогостоящего оборудования, чрезвычайно высокой квалификации людей, и к тому же "софт всегда опаздывает". Хуже всего то, что "верхний уровень" (цели организации) в предлагаемых frameworks никак не связан с особенностями устройства организации, а также учитываемой информацией -- айтишники готовы поддержать софтом любую "формально описанную в виде корпоративной архитектуры" организационную систему, в том числе и противоречивую, и несовместимую с де-факто существующей организационной системой конкретной организации.

Организационное моделирование вырастает из того направления, в котором модели главным образом использовались для организации коммуникации между людьми в организации. Если люди с учетом некоторых заранее оговоренных ими принципов договорятся по поводу того, как "на самом деле" (as is) устроена их организация, и как она должна быть устроена (to be), то дальше будет безопасно поддерживать эти договоренности корпоративным софтом. При этом совсем необязательно использование сегодняшних "тяжелых" софтверных стандартов, можно идти другим путем (например, использовать языки сверхвысокого уровня типа Smalltalk в качестве ОргЛана, а не работать с семейством 9 различных языков).