Рассказ об организации
Материал из PraxOS
Это рассказ об основных понятиях, позволяющих говорить об организованной деятельности, об организации, её целях, функциях, об оценке организованной деятельности.
Содержание |
Об организации
Человек интуитивно выделяет в наблюдаемой им жизни организованную деятельность. Как правило, деятельность кажется организованной, если люди делают делают что-то ”вместе”. Если человек начинает выяснять, почему люди делают что-то организованно, он чаще всего обнаруживает наличие определяющих их деятельность правил, придающих деятельности это свойство “организованности”.
Нам необходимо будет ввести для дальнейших обсуждений понятие "организации", и самым естественным для этого является использование упомянутого выше признака “"организованной деятельности"” - наличие правил, норм, регламентирующих человеческую деятельность. Под это определение легче всего подвести организации, существующие в каком-либо формальном смысле. Для зарегистрированных государственными органами, или для признанных в соответствии с иными правовыми механизмами, организаций всегда можно указать основную норму - зарегистрированный устав предприятия, например, или конституцию государства.
Однако при применении такого определения (через “нормы”) ко многим реально существующим организациям наталкиваетс на невозможность "ткнуть пальцем" в организующие их нормы с такой же лёгкостью, с какой это делается для формальных организаций. Нам придётся обсуждать и неформальные организации, существующие поверх, внутри, или вообще независимо от формальных. В них, несомненно, есть нормы, но их далеко не всегда можно увидеть написанными на бумаге или на ином носителе информации, отдельном от человека. Убедиться же в наличии норм у человека в голове можно только проникнув в его мысли, или поверив его словам.
Поэтому мы будем помнить, что и существование норм, и совместная деятельность являются признаками "организованной деятельности", но для практического использования в организационной системе PraxOS будем использовать только один признак - деятельность (труд или игра) должна быть разделена. Деятельность может быть разделена между разными людьми (осуществляться ”вместе”), или, для деятельности одного человека - разделена во времени. Разделение деятельности практически всегда означает разделение работы, являющейся той составляющей части деятельности, без которой деятельность не может считаться реальной. Даже когда один человек успешно выполняет свою работу, переходя от одной деятельности к другой, мы можем сказать: "он хорошо организован", имеет место некоторая организация.
Разделение работы между разными людьми (или разделение работы одного человека во времени) чаще всего состоит в зависимости работы одного человека от работы другого (или во взаимосвязи работ, исполняемых в разные периоды времени). Зависимость означает передачу одним человеком результатов своей работы другому человеку, или в совместном выполнение несколькими людьми одной работы.
Понимаемая таким образом организация относится к числу явлений, наблюдаемых в окружающей нас жизни непосредственно, и с наличием в реальной жизни той или иной организации могут согласиться все люди, наблюдающие разделённую между людьми деятельность.
Наиболее полное описание “организации” должно производиться, конечно, как системы людей, механизмов или компьютерных программ, в которой можно выделить составные части, которая, в свою очередь, является частью иной системы, и которую можно описать с нескольких характерных для систем точек зрения – работ, ресурсов, норм, показателей деятельности.
Организациями в этом смысле являются и отдельная фирма, и объединяющий разные фирмы рынок товаров и услуг, и церковь, и парламент, и общество в целом, и всё население Земли.
О сообществах
Нам придётся отличать “организованную деятельность” от похожих форм деятельности, не подпадающих под данное нами узкое определение “организации” как системы, характеризующейся разделением работы.
Для нас будет важна деятельность, осуществляемая “одинаково”, когда люди делают по каким-то причинам “одно и то же”, но не “вместе”. Сам факт делания “одного и того же” ещё не означает, что люди подчиняются специальным общиим нормам или правилам - может быть, им просто что-то одновременно пришло в голову. Например, все пловцы в мире, делая одно и то же, вряд ли образуют организацию в каком-либо смысле. Однако им, несомненно, есть о чём поговорить, пообщаться при встрече. Таких людей мы будем называть сообществом. В сообществе работа не разделена между людьми, каждый выполняет свою работу и не зависит от остальных.
Сообщества образуют, например, люди одной профессии. Все бухгалтеры делают одно и то же, руковдствуясь одними и теми же нормами. Поэтому можно выделить профессиональное сообщество бухгалтеров. Но разделяют между собой работу только бухгалтеры одной фирмы, или группы связанных (хотя бы сделками) фирм. И только в этом последнем случае можно увидеть организацию бухгалтеров. Наличие же единых норм бухгалтерского и налогового учёта включает бухгалтеров в единую организацию фискальных органов государства, но не превращает сообщество бухгалтеров в организацию.
Общение в сообществе редко бывает хаотическим. Общение по проде своей “совместно”, в сфере общения быстро вырабатываются правила, что деалет, в соответствии с приведёнными выше рассуждениями, сообщества очень похожими на организации. Однако совместное общение не означает само по себе совместной работы, поэтому отличить сообщество от организации бывает достаточно легко. Члены сообщества не имеют совместных планов работы, не координируют свои работы во времени или в пространстве.
Общение в сообществе - это общение “спиной друг к другу” . Каждый занят делом (одним и тем же по сути, но не вместе), руки у каждого по локоть в предмете его забот. Но если нащупано что-то не слишком понятное, всегда можно обернуться к другим таким же труженикам и спросить их просвещенное мнение - вдруг кто-то с этим уже встречался, и знает что делать в этом случае. Если никто еще не встречался, то можно поделиться новым опытом. И все это через плечо, ибо совместной работы в соообществе нет, и никто не станет лезть руками помогать тебе делать твою работу. Но обсудить - всегда готовы. Разумеется, в реальной жизни в рамках сообщества возникают (иногда на мгновение, иногда надолго) организации - когда члены сообщества всё-таки решают поработать вместе.
Признаком организации является разделение работ – разделение работ между разными людьми, или разделение работы одного человека во времени.
О границах организации
Для практической деятельности простого понимания наличия вокруг нас множества организаций – явно недостаточно. Людям надо иметь возможность выделять и обсуждать друг с другом конкретные организации, то есть как-то их называть и определять входящих в них людей. Для этого мало одного лишь наблюдаемого факта разделения работы, в одном и том же множестве людей можно увидеть несколько организаций. Деятельность, осуществляемая людьми, может быть направлена одновременно на достижение множества целей. Для того, чтобы указать говорить о конкретной организации, необходимо определить цель той деятельности, в которую вовлечены люди.
Цель любой деятельности существует только в представлении конкретного человека. Не важно, говорю ли я о своей деятельности или о деятельности другого человека – понимание наличия цели есть именно у меня. Если о той же деятельности будет размышлять другой человек – он, вполне возможно, найдёт в ней другую цель. Если человек видит какую-то цель организованной деятельности – деятельности, разделённой во времени и/или разделённой между людьми – он видит и организацию, имеющую конкретные границы, то есть видит людей, работающих ради достижения именно этой цели. Разные люди видят в одном и том же, наблюдаемом всеми, разделении работы разные целенаправленные организации – разные множества людей, совместно достигающих разные цели.
Кто-то видит холдинг, зарабатывающий прибыль собственнику, кто-то видит градообразующее предприятие, обеспечивающее занятость населения, кто-то видит отдел, занятый составлением отчёта по установленной государством форме.
Даже один человек может по разному охарактеризовать цель одной и той же деятельности. В самом простом случае человек разделяет цель, которую организация, по мнению смотрящего на неё человека, реально достигает (компания обогащает собственника), и цель, которую организация должна, по мнению этого человека, достигать (компания должна увеличивать благосостояние работников). При более пристальном рассмотрении можно обнаружить множество разных целей и среди реально достигаемых, и среди тех, достижения которых необходимо добиваться. Однако существование множества целей не мешает видящему их человеку видеть стремящуюся к ним единую организацию – до тех пор, пока он не меняет своё представление о мире.
Человек может считать целями существования фирмы и достижение материального благополучия собственника, и предоставление высокого уровня социального обслуживания работникам (качественных детских садов и больниц, например). Однако при ином взгляде на мир выплата заработной платы работникам является даже не целью, а условием достижения материального благополучия собственника, а наличие качественных детских садов и больниц является целью деятельности совсем иной организации: государства, собирающего на это налоги, или свободного рынка, обеспечивающего образовательные или медицинские услуги за счёт инициативы предпринимателей.
Мы знаем, что среди всех мыслимых организаций выделяются те, существование, цели и границы которых признаются всеми окружающими людьми, и даже регистрируется государственными органами. Однако этими “формальными организациями” всё многообразие организаций не ограничивается. “Неформальные организации” обнаруживаются поверх формальных внутри них, рядом с ними. Поэтому “всеобщее согласие” относительно наличия и границ тех или иных организаций может оказаться очень хрупким и далеко не единственным возможным. Несогласие с тем, где другие люди проводят границы самых очевидных организаций, или с теми целями, которые другие видят в организации, вовсе не является признаком неадекватного восприятия действительности.
Целенаправленная организация – существует только в глазах смотрящего на неё человека. О цели организации можно говорить только тогда, когда есть возможность установить, о чьей точке зрения ведётся речь.
Цель и функция организации
Человек может видеть цель организации, но при этом не понимать смысл достижения этой цели, причину, по которой именно эта цель выбрана достигающими её людьми. Чтобы понять для себя смысл выбора конкретной цели деятельности, нужно выйти за пределы рассматриваемой организации, увидев её место в какой-то объемлющей системе. В этой системе исходная организация окажется частью более широкой организации, причём частью, исполняющей некоторую функцию, направленную на достижение цели большей организации.
Находясь на реке, трудно увидеть иную цель, кроме движения реки к устью. Плывущий по течению на плоту человек может достичь цели, и выйти в открытое море, где его целью станет не перевернуться на больших волнах. В то же время человек, наблюдающий реку с берега, увидит множество исполняемых её функций: орошать поля, давать рыбу окрестным жителям.Он увидит, как один плот уже прошёл устье, но по реке движутся ещё плоты, и цель для них пока впереди. Человеку на берегу реки никогда не придёт в голову сказать, что вся река успешно достигла своего усться.
Разумеется, как и цель организации, функцию организации в объемлющей системе представляет себе только конкретный человек, и у разных людей представление об этой функции вовсе не обязано совпадать.
Для организации из одного человека, организованной личности, цель деятельности, существующая для него самого, внутренняя цель, тоже может быть выражена по отношению к окружающему человеку миру, вовне. Для этого говорят о миссии человека в мире.
Во многих случаях переход от цели организации к её функции в объемлющей системе, кажется всего лишь сменой терминологии, не добавляющей ничего нового с точки зрения понимания организации, способов её функционирования и изменения. Однако некоторые важные теоретические утверждения и практические рекомендаций (например, в планировании это методика составления разбиения работ, в решении конфликтов – идентификация единственной цели организации) удобнее и понятнее формулировать с использованием термина «цель», другие – с использованием термина «функция». Поэтому важно понимать, что эти два подхода являются равносильными.
Цель организации и её функция в объемлющей системе – два способа описывать и обсуждать смысл существования организации и оценивать её функционирование.
Эффективность организации
Эффективность организованной деятельность – столь же субъективное понятие, как и эффективность просто деятельности. С точки зрения человека, организация эффективна тогда, когда результаты её деятельности для этого человека соответствуют его же ожиданиям по поводу этих результатов. Эти ожидания человека соответствуют его пониманию цели организации или её функции, поэтому для участвующего в деятельности организации человека эффективность организации состоит в достижении той цели или исполнении той функции, которую человек видит для этой организации.
При этом также важно оценивать достижение именно той цели, ради которой человек и участвует в деятельности организации. А эта цель редко состоит в провале деятельности, что бы человек не заявлял об этом публично.
Оценка эффективности деятельности организации - самая простая, но не единственная, оценка достижения её цели - достигла или не достигла.
Показатели достижения цели
Видя стремящуюся к какой-то цели (выполняющую какую-то функцию в объемлющей системе) организацию , наблюдатель всегда использует один или несколько показателей, измеряющих степень достижения цели или качество выполнения функции. Организатор, создавая или изменяя организацию, зная её цель и обладая определёнными полномочиями по воздействию на организацию, обычно прилагает усилия к тому чтобы эти показатели возникали в деятельности организации.
Простые цели сами содержат показатели своего достижения, однако сложные цели, для достижения которых необходимо выполнение множества действий, могут быть оценены только на основе системы показателей, отражающих данные учёта, собранные за продолжительные промежутки времени.
Показатель достижения цели организации всегда может быть сформулирован "простыми словами", его достижение часто оценивается людьми качественно, на основании общей оценки ситуации. Однако такой показатель и его оценка являются настолько же субъективными, насколько субъективной, зависящей от наблюдателя, является сама цель организации. Для согласования оценок результатов организованной деятельности приходится использовать формализованные показатели, использующие числа и математические формулы. Такое определение показателей достижения целей организации требует систематического сбора данные о её работе, хранения этих данных и построения показателей на их основе. Для этого в организации существует учёт.
Например, целью существования такой сложной организации, как электроэнергетическая отрасль, многими формулируется как "достижение надёжного и бесперебойного электроснабжения потребителей". Однако её нельзя конкретизировать и выразить числом без сбора данных об энергосистеме за длительный период и проведения сложных математических расчётов.
Цель организации не может достигаться, а функция организации не может исполняться без показателей, измеряющего степень достижения цели или качество исполнения функции.
