Рассказ о планировании и исполнении планов
Материал из PraxOS
Здесь описаны теоретические принципы, позволяющие говорить и писать о планировании, и вводятся основные термины и понятия планирования. Единое понимание процесса планирования нужно людям в организации для того, чтобы понимать друг друга при обсуждении и фиксации планов.
Содержание |
Деятельность и план
Задавшись какой-то целью, человек начинает действовать для её достижения. С точки зрения праксиологии отказ от каких-либо действий, пассивное ожидание исполнения желаний, тоже представляют собой сознательный выбор человека – то есть деятельность. Иногда достичь цели можно в одиночку, иногда – только вместе с другими людьми. Но чтобы начать хоть что-то делать, надо принять решение – что делать, то есть составить план хотя бы на один шаг вперёд. Даже самое первое выполненное действие будет уже исполнением имеющегося плана. План неизбежно появляется в деятельности и одного человека, и группы людей. В самом простом случае этот план может включать только один, первый шаг (иногда это не такая уж плохая идея).
В любой деятельности человека или группы людей всегда есть план, хотя бы составленный только на один шаг.
Разбиение работ и структура работ
Организация – это несколько человек, вместе выполняющих работу для достижения какой-то цели. Для разделения работы между несколькими людьми они должны тем или иным способом определить, кто и что будет делать – поделить работу на какие-то элементы. Они могут договориться о разделении работы все вместе, или получить указания о выполняемых каждым действиях от какого-то руководителя. Стоит отметить, что иногда люди могут и не знать о том, что они входят в какую-то организацию, и заняты реализацией какого-то плана. Но за составление плана работы организации всегда отвечает руководитель, в той или иной степени вовлекающий в планирование других людей.
Когда один человек должен выполнить сложную работу (не сводящуюся к одному действию) – ему необходимо решить, какие варианты действий у него есть, какие из них приведут к цели с большей или меньшей вероятностью. Поэтому даже один человек делит работу на более простые части.
И для организации, и для одного человека сложная работа должна быть разбита на более простые работы, при этом разбиение чаще всего приходится проводить многократно, на новых уровнях.
В результате разбиения работы получается структура работ. Разбиение работ производится для достижения поставленной цели. Получающаяся структура работ может следовать иерархии поставленных целей и составляющих их подцелей, либо составу или функциональности продуктов (товаров или услуг), которые надо произвести для достижения поставленной цели. Планируя работу, необходимо принимать во внимание имеющиеся ограничения. Ограничения могут иметь разную природу, они учитываются на всех этапах планирования, и речь об ограничениях будет идти постоянно. При определении структуры работ необходимо учитывать требования, применимые к желаемому результату работ, и нормы, которым должны подчиняться как сам процесс планирования, так и исполнение потом составленного плана. Нормы и требования к планированию работы сами составляют «план планирования».
Любое планирование начинается с многоуровневого разбиения работ и определения структуры работ.
О структуре работ
На каждом уровне структуры работ запланированные работы должны получить имена и быть описаны – чтобы одни люди могли исполнить план работы, составленный другими людьми, и чтобы человек мог исполнять составленный им самим план, а не составлять его вновь, вспоминая, что скрывалось за непонятными сочетаниями букв или пустыми квадратиками и кругами.
Очень часто оказывается, что достичь цели, сделать продукт, реализовать функцию можно разными путями. Определяя структуру работ, приходится вносить в неё альтернативные варианты работ, или альтернативные действия, только одно из которых в конце концов будет принято к исполнению и исполнено. Если при планировании вам в пришли на ум взаимоисключающие варианты разбиения очередной работы – внесите в план их все. План со множеством альтернатив – это не плохой план, это просто признак того, что планирование не окончено, и предстоит ещё сделать выбор путей его исполнения.
Разбивая работу на каком-то уровне, необходимо быть уверенным, что получившаяся на следующем уровне структура работ охватывает всю исходную работу. Выполнение всех выделенных и описанных частей (с учётом возможного наличия альтернатив) должно позволять сказать – работа выполнена полностью.
В конце концов разбиение работ должно быть доведено до элементарных действий. Когда вы получаете в результате разбиения такую работу, которая может быть кем-то выполнена как единое целое, может быть поручена исполнителю без принятия дальнейших решений о составе и порядке её выполнения – вы получили действие. Действие не надо дальше разбивать (хотя и можно – для удобства). Действие можно делать. Описание структуры работы завершается тогда, когда разбиение доведено до действий (может быть, альтернативных, из которых ещё предстоит выбрать действия для реального исполнения).
Структура работ (с возможными альтернативами) – часть плана работы.
Показатели качества и измерение приближения к цели
При описании структуры работ необходимо определить, насколько исполнение этого плана будет содействовать достижению цели организации, измернить результат исполнения отдельных действий, работ и плана в целом. Даже когда для выполненных работ или действий устанавливаются определённые сроки, одной только информации о соблюдении или несоблюдении этих сроков недостаточно для оценки получаемого результат. Для измерения степени достижения цели и оценки качества исполнения работ нужны зависящие от специфики конкретных работ показатели качества выполнения работ – показатели успешности исполнения плана. Такой показатель для каждой работы в структуре работ может быть единственным, или их может быть несколько. В структуре работ необходимо указать, каким образом качество выполнения действий или работ влияет на качество составленной из них работы более высокого уровня, то есть как качество, накапливаясь в структуре работ, позволяет измерить степень достижения цели исполняемого плана.
Качество выполнения работы может равняться сумме качеств выполнения её компонент, или качеству выполнения той из компонент, которая выполнена с минимальным качеством. Если качество выполнения всей работы равно качеству исполнения той из компонент, которая выполнена с максимальным качеством, это является признаком того, что для выполнения работы достаточно выполнить только одну из работ (или одно из действий) в её разбиении.
При помощи принципов накопления качества может быть выражено и такое свойство структуры работ, как наличие в ней взаимоисключающих вариантов. Для этого надо указать, что качество выполнения всей работы равно качеству выполнения той из компонент, которая выполнена первой, и равно нулю, если выполнено более одной компоненты.
Описание принципов накопления качества исполнения работ является частью структуры работ, и позволяет оценить качество выполнения плана работы и измерить степень достижения цели запланированных работ.
Роспись ресурсов
Исполнение конкретных действий требует ресурсов – людей (с определёнными знаниями и навыками), которые и будут их исполнять, времени, которое эти люди затратят, материалов и оборудования, помещений и информации, иных ресурсов. Для планирования работы могут потребоваться описания необходимых ресурсов, сведения об их наличии в определённые моменты времени, цене, свойствах. Если эти описания составлены – они составляют роспись ресурсов, также входящую в план работы.
Роспись ресурсов, в случае её наличия, также составляет часть плана работы.
Взаимозависимости работ и ресурсов
Описав структуру работ и описав необходимые ресурсы, вы можете обнаружить, что некоторые работы или действия и ресурсы связаны друг с другом.
Выполнение одних работ может способствовать или препятствовать выполнению других работ. Часто выполнение какой-либо работы невозможно без выполнения других работ, а иногда выбор одной из работ исключает выполнение ряда вариантов другой работы.
Действия не могут быть выполнены без достаточности ресурсов, ресурсы могут появляться и исчезать в результате действий. Описание таких взаимозависимостей, если они известны, также должно быть включено в план. Взаимозависимости описывают, какие действия связаны с какими ресурсами, и в чём состоит эта связь: действия потребляют или создают ресурсы, ухудшают их или улучшают, ресурсы влияют на качество результата действий, наличие или отсутствие ресурсов влияет на саму возможность осуществления действий.
Взаимозависимости между работами и действиями определяют логическую последовательность исполнения работ и составляющих их действий, то есть те требования к порядку исполнения, которые не могут быть изменены никакими мерами – увеличением количества работников, денег, материалов.
Спицы и обод могут быть собраны в колесо только после изготовления спиц и обода, это взаимозависимость между работами. В то же время наличие только одного мастера-сборщика не создаёт взаимозависимости между сборкой переднего и заднего колеса – если сборщиков несколько, эти работы могут выполняться одновременно.
Логическую последовательность работ и действий не следует путать с графиком работ, который уже учитывает наличие ресурсов, и о котором написано ниже.
Взаимозависимости работ и ресурсов, в случае их наличия, также составляют часть плана работы.
График работ
Кроме определения того, что надо сделать (какие работы и действия исполнить), необходимо определить – когда необходимо это сделать, превратить запланированные действия в последовательность шагов. В процессе планирования эту задачу должен решить и один человек, и разделившая труд группа людей. Ведь сделать много действий сразу человек, как правило, не способен. Для достижения цели надо определить, какие действия будут исполнены первыми.
Последовательность действий для исполнения, с оценкой времени и календарных сроков их исполнения, является графиком работ. Несмотря на название, «график работ» в действительности должен состоять только из действий. Работы, разбиение которых ещё не дошло до уровня действий, лучше не включать в график – исполнение такого графика будет невозможно отслеживать.
На этапе составления графика принимают во внимание принципы накопления качества, данные росписи ресурсов и выявленные взаимозависимости, собранные и описанные на предыдущих этапах планирования. Роспись ресурсов и описание взаимозависимостей работ и ресурсов, составленные до составления графика работ, являются основой для графика. Отражённые в них логика структуры работ и доступность ресурсов в определённые моменты времени влияют на последовательность действий в графике работ.
Если никаких взаимозависимостей действий и ресурсов не обнаружено, вы можете начать выполнять все действия сразу. Но это редко происходит на практике.
В составленном графике работ можно выделить взаимосвязанные цепочки действий, для которых последовательное выполнение определено взаимозависимостями, доступностью ресурсов или иными учитываемыми при планировании факторами. Такие цепочки, выделяемые в соответствии с каким-либо признаком, называются путями или цепями графика.
График работ -- также часть плана работы. Прогнозирование и оценка времени – часть составления графика работ.
План состоит из структуры работ, росписи ресурсов, взаимозависимостей работ и ресурсов, и графика работ.
