Рассказ о людях в организации
Материал из PraxOS
Это рассказ о том, каким образом люди создают организации и используют их для достижения своих целей.
Содержание |
Управление
Здесь будет рассказ о возникновении и постановке целей организации. О б инструментах управления – стратегии, выборе организаторов и руководителей.
Роли организатора и руководителя
Осмысливая ту или иную целенаправленную организацию, состоящую из множества людей, хочется понять – а откуда взялось понимание того, какие работы нужны для достижения целей, кто разделил таким способом работу между людьми, как получилось, что они действительно стремятся (как кажется наблюдателю!) именно к достижению такой цели? В некоторых случаях (в формальных организациях) ответ прост – можно увидеть одного или нескольких человек, определивших разделение работы. В других случаях (в большинстве неформальных организаций, да и в некоторых формальных) указать такого человека оказывается далеко не просто, а зачастую становится понятно, что такого человека указать просто невозможно.
Вообще разделение работы между людьми в организация вовсе не всегда возникает в результате усилий конкретного человека. Велик соблазн в таких случаях начать рассуждать о самоорганизации, о спонтанном возникновении порядка из хаоса – ведь во многих случаях и о наличии организации, и о наличии цели мы делаем вывод именно на основании наблюдаемого разделения работы. Однако внимательное рассмотрение любой организации показывает, что человек может либо разделить работу самостоятельно и указать, что делать другим людям, либо сам получить такие указания от других людей. Поэтому возникновение организации может быть результатом сколь угодно сложного взаимодействия людей, но нет никаких оснований утверждать, что организация возникает «сама».
В организации люди могут играть различные роли, в зависимости от того, как они воздействуют на возникновение и функционирование организации. Один человек может последовательно, или даже в одно и то же время, играть разные роли, в зависимости от того, как его действия связаны с деятельностью других людей в организации.
Находясь в роли организатора, человек создаёт организацию - большую, выделенную в окружающем мире, или маленькую, в рамках како-то большей, для достижения собственных целей, или для выполнения порученной ему функции. Так или иначе, именно организатор закладывает основы для достижения цели организацией, он является либо источником цели, либо важнейшим передающим звеном, доносящим цель до организации – создавая эту организацию.
Деятельность организатора – это создание и контроль эффективно достигающей заданных целей организации из людей, компьютеров и другой техники. Организатор часто пользуется механистическими, органистическими или психологическими метафорами, типа "машина по получению результатов", "слаженно работающий организм", "команда единомышленников" и т.д. Задача организатора -- построить организацию, контролировать, как она достигает свои цели, непрерывно изменять организацию в зависимости от меняющихся целей.
Основная деятельность организатора состоит в составлении инструкций для других людей и для технических средств, то есть к программированию. В отличие от технических средств, инструкции для людей могут быть не слишком формальными, поэтому говорят, что организатор задаёт нормы деятельности, обязательные для входящих в организацию людей. Нормы определяют, как будет разделена работа между людьми, но сам организатор не определяет этого разделения и не занимается достижением цели. Поэтому в случае ухода организатора из организации частенько кажется невозможным определить, кто её создал. Организация работает, но никто из её участников не может сказать о себе – это я создал именно такой механизм разделения работы. С созданием организации деятельность организатора заканчивается (или прерывается до момента внесения изменений), и даже если в дальнейшем этот человек продолжает работать в организацией, он осуществляет деятельность в ином качестве – в роли руководителя.
В роли руководителя человек руководит непосредственно работой организации, достижением её цели. Руководитель планирует разделение работы между другими людьми, определяет им индивидуальные и групповые цели, достижение которых ведёт к достижению цели организации, исполняет составленный план или контролирует его исполнение другими людьми. Если инструментом организатора являются нормы, для руководителя таким инструментом является план. Руководитель может действовать только в рамках уже существующей организации, соблюдая установленные организатором нормы. Если же человек в роли руководителя предпринимает действия, направленные на изменение норм – он сам начинает играть роль организатора.
Люди создают и изменяют организации, используют их для достижения целей, находясь в ролях организаторов и руководителей.
Администратор
До сих пор мы ни разу не упоминали о каких-либо формальных полномочиях организаторов или руководителей по отношению к той организации (целенаправленной деятельности, осуществляемой определёнными людьми), которую они создают или которой руководят. Это не случайно – для того, чтобы быть организатором или руководителем, вовсе не обязательно иметь формальные полномочия.
«Серые кардиналы» и опытные секретарши являются примерами людей, организующих и руководящих другими без формальных полномочий.
Однако в организации имеются и люди, обладающие формальными полномочиями по воздействию на неё. Эти полномочия определяют, что человек вправе сделать для изменения разделения работы между людьми входящими в организацию – как он может изменить их работу сейчас и в будущем. Формальные полномочия определяются законами, традициями, правилами делового оборота. Общее в них то, что наличие формальных полномочий формально признаётся людьми, входящими в организацию, или имеющими с ней дело. Признаются ли формальные полномочия фактически – отдельный вопрос.
Обладающие формальными полномочиями по воздействию на организацию люди называются администраторами. Администраторы обладают полномочиями по воздействию на организацию (на разделение работ) с целью обеспечить достижение ею должных (по мнению этих людей) целей. Администратор – это не роль, а позиция, место человека в организации. В отличие от роли, позицию не так легко сменить. Администраторы могут действовать в ролях и организаторов, и руководителей.
К администраторам относятся собственники компаний, генеральные директора и иные менеджеры, у которых есть хотя бы один подчинённый, сотрудники, ответственные за планирование хоть какого-то объёма будущей работы, рядовые государственные чиновники и президенты государств, и многие другие.
Формально на деятельность организаций могут только влиять люди, обладающие соответствующими полномочиями – находящиеся в позиции администраторов. Они ли определяют действия в организации фактически – зависит от организации.
Согласование планов как способ руководства
Не всякая организованная деятельность совершается по плану. При отсутствии цели деятельности, например, в рамках профессиональных сообществ, никаких общих планов не составляется. Однако появление общей цели немедленно приводит к возникновению организации, и возникновение плана становится неизбежным – люди не умеют делать что-то вместе, не пользуясь хоть каким-то определяющим их действия планом. План сложной деятельности всегда существует как разбиение целей на более мелкие подцели, ведущие к достижению исходной цели.
Руководитель – это и есть тот, кто составляет для план работы на основании своих представлений о цели организации (может быть, своей собственной цели), используя имеющиеся у него показатели, измеряющие степень её достижения. При этом руководитель ограничен установленными в организации нормами деятельности и механизмами, обеспечивающими исполнение этих норм. Руководитель, то есть составитель планов, в организации редко бывает один. Планы составляют как руководители, являющиеся администраторами, то есть обладающие формальными полномочиями по составлению планов, так и руководители, не имеющие формальных полномочий, но использующие имеющиеся в их распоряжении средства для достижения своих целей.
Все руководители в организации составляют свои планы, и стремятся включить их в число тех планов, которые будут исполняться входящими в организацию людьми, то есть превратить свои планы из «планов организатора» в «планы исполнителя».
Столкнувшись с целями и планами иных руководителей, руководитель может действовать двумя способами: согласовывать цели, или согласовывать планы, то есть согласовывать разбиения целей на более мелкие подцели вплоть до элементарных. Однако цели интерпретируются только в мышлении конкретных людей. Попытка в рамках коммуникации довести свои цели до другого человека, даже предпринятая с искренним желанием достичь взаимопонимания, приведёт только к тому, деятельность другого человека изменится под влиянием того, что он понял о ваших целях. Поэтому единственным способом проверить согласование целей разных руководителей является согласование направленных на их достижение планов, то есть в конечном итоге согласование конкретных действий.
Согласованные планы отличаются от несогласованных тем, что все предложенные к исполнению действия в них одобрены соответствующими администраторами в рамках имеющихся формальных полномочий, и исполнение согласованных планов хотя бы теоретически возможно, то есть не упрётся в неразрешимый конфликт по поводу недостаточности ресурсов (времени, людей, денег, сырья, оборудования и т.п.).
Любая система организации деятельности направлена в конечном счёте именно на согласование и сведение воедино для исполнения планов разных руководителей, с учётом их полномочий как администраторов в данной организации.
